Adjoint administratif – Service de la Facturation – Cellule « Secrétariat – Dossiers Maternité »

Présentation du Service et de l’équipe : La Direction des Finances et d’Appui à la Performance comprend le service des finances et le service de la facturation. Depuis le projet RenovAMA et dans la continuité de celui-ci, l’organisation du service a été complétement revue et a pris une nouvelle forme en juin 2021. C’est un service qui cherche à professionnaliser et à moderniser le métier de la facturation hospitalière et à développer son efficience. Pour cela, L’organisation actuelle se compose de 8 cellules distinctes qui travailleront de concert entre elles sous la supervision de deux Adjoints Des Cadres Hospitaliers et d’un Attaché d’Administration Hospitalière.

Présentation de la cellule : Les agents présents dans cette cellule ont pour missions d’assurer le secrétariat du service, instruire les dossiers avant leur passage en facturation et assurer le suivi des dossiers Maternité (séjours). Ils devront également travailler au contrôle de leur facturation.

 MISSIONS SPECIFIQUES AU SERVICE DE LA FACTURATION

• Encodage et relance des A3 et leur numérisation ;

• Accueil physique et/ou réception et traitement des appels téléphoniques et des mails ;

• Tri et traitement du courrier, gestion des emails ;

• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;

• Archivage.

ACTIVITES ET TACHES EFFECTUEES 

• Assurer le secrétariat du Service facturation (gestion des appels téléphoniques, mails, courriers...)

• Gérer le stock et la commande de petits matériels ;

• Recherche dans le SIH (Système d’information hospitalier) du dossier patient à mettre en facturation afin de vérifier les éléments dans le noyau de facturation ;

• Création (si nécessaire) du dossier administratif patient dans GAM, dans le respect des règles d’identitovigilance ;

• Saisie des différents débiteurs et informations nécessaires à la complétude du dossier (coordonnées du patient, personne à prévenir, médecin traitant…etc…) ;

• Vérification des droits assurance maladie par le webservice CDRi et instruction du dossier selon les exonérations éventuelles et règles de facturation ;

• Instruction des mutuelles éligibles à ROC et utilisation des différents webservices ROC, intégration de la prise en charge mutuelle et du reste à charge ;

• Vérification ou validation des éléments de prise en charge et de facturation (ALD, chambre particulière, lit accompagnant, actes exonérant, actes NGAP ou CCAM en externe) pour les dossiers de consultations externes et de préadmissions.

• Recherche et contact avec les différents débiteurs ;

• Contact avec le patient ou ses proches afin de récolter les différents éléments nécessaires à l’instruction du dossier administratif ;

• Gestion et suivi des dossiers maternité ;

• Suivi des relances et exploitation de listings ;

• Garde Crossway : validation ou correction des différents mouvements patient (logiciel Crossway) ;

• Exploitation de différents états avant le passage des dossiers en facturation,

• Traitement du contentieux de gestion externe.

• Traitement des états de mini-clôture (mensuelle, trimestrielle) et de clôture d’exercice ;

• Contrôle (et correction le cas échéant) des identités des patients dans le respect des procédures d’identitovigilance, qualification de l’identité avec le webservice INSi ;

• Archivage des documents (format papier ou électronique) indispensables à la facturation, également archivage des dossiers d’hospitalisation.

PARTICULARITES DU POSTE ET RISQUE PROFESSIONNELS LIES A L’ACTIVITE

• Travail en équipe ;

• Contact avec les services soignants et administratifs du Centre Hospitalier ;

• Contact avec les organismes d’assurance maladie (obligatoires et complémentaires)

• Travail sur écran.